Sürdülebilir Süreç Yönetimi

Süreç kavramı ve uygulamaları, 1990’1ı yıllarda süreçlerin iyileştirilmesi (Business Process Improvement: BPI) ve süreçlerin yeniden yapılandırılması (Business Process Reengineering: BPR) projeleriyle iş dünyasında oldukça ilgi görmüştür. Bu projelere olan ilginin azalmasıyla birlikte bir süre popülerliğini yitiren süreç kavramı ve uygulamaları, 1990’lı yılların sonunda süreçlerin yönetim sisteminin ayrılmaz bir parçası olduğunun anlaşılmasıyla tekrar gündeme gelmiştir. Bugünün iş dünyasında hem süreçlere odaklanarak ve onları farklı kılarak rekabet avantajı sağlama hem de yürütülen faaliyetlere fonksiyonlardan bağımsız bütünsel ve sonuç odaklı bakabilme gereksinimi hakimdir. Tüm bu gereksinimler ise süreç yönetimi ile özdeşleşmektedir.

Süreç yönetiminin temeli süreçlerin tanımlanması ve birbirleriyle ilişkilendirilmesine dayanır. Süreçlerin tanımlanması, şirketlerdeki faaliyetlerin fonksiyon sınırları ötesinde ele alınması demektir. Bu şekilde, faaliyetlerin tek bir fonksiyonda yürütülen işler şeklinde değil, hedeflenen çıktıyı elde etmek üzere bir değer zinciri şeklinde tanımlanması ve iç-dış müşteri beklentilerinin faaliyetlere yansıtılması sağlanır. Süreçlerin birbirleriyle ilişkilendirilmesi ise, tanımlanmış süreçlerin bir dizi domino taşı şeklinde hareket etmesini sağlar. Nasıl bir portrenin ortaya çıkması için dizilmiş domino taşlarının sıralı bir şekilde düşmesi hedeflenen resmin ortaya çıkmasına yardımcı oluyorsa, birbirleriyle ilişkileri tanımlanmış süreç yapılarında da her sürecin hedefe doğru giden yol üzerindeki yeri ve sağlayacağı katma değer net bir şekilde belirlenmiş olur.

Tanımlanmış ve ilişkileri ortaya konmuş süreçlerin etkinliği, değişimlere karşı esneklik, değişim hızı ve rekabet edebilme yeteneklerine bağlıdır. Birçok şirkette büyük emek ve zaman harcanan süreç çalışmalarının belli bir zaman sonra güncelliğini yitirdiği düşünülmektedir. Bu çok doğal bir sonuçtur ve tamamen şirketin değişim ivmesi ile ilgilidir.

Bugünün rekabet şartlarında değişmemek kaybetmek ile eşdeğerdir ve buna paralelolarak süreçlerin değişmesi kaçınılmazdır. Tüm bu yaklaşımlar doğrultusunda süreç yönetiminde bugün gelinen nokta, süreçlerin ve bu süreçleri yönetme anlayışının değişimlere paralelolarak sürekliliğinin sağlanmasıdır. Bu temel nokta kitabın bütününde dikkate alınmış ve ilgili alanlarda vurgulanmaya çalışılmıştır.

Altı bölümden oluşan kitabın ilk bölümünde, yönetim anlayışlarının tarihçesi ve sürec yönetiminin mevcut yönetim sistemi içindeki önemi vurgulanarak, süreç yönetiminin bugünü ve geleceği hakkında genel bir giriş yapılmıştır.

Ikinci bölümde, süreçlerin analizi ve tanımlanmasında kullanılan yöntemlere yer verilmiştir. Bu amaçla öncelikle sürecin tanımı, sınıflandırılması ve hiyerarşisi konusunda farklı uzmanlar tarafından yapılmış ve yaygın olarak kullanılan farklı tanımlar/yaklaşımlar aktanlarak süreç yönetimindeki temel boyutlar ortaya konmuştur. Bu bölüm kapsamında değinilen diğer konular ise süreçlerin tanımlanması, analizi ve yönetiminde kullanılmak üzere son dönemlerde ortaya çıkan ve kullanılmaya başlanılan 8 Omega, CMMI ve SCOR teknikleridir.

Üçüncü bölümde, öncelikle kurumsal performans ölçümünün önemi ve bu yönde şirket hedeflerinin çalışanlara yayılımını sağlayan süreçlerin performansının nasıl izlenebileceği aktarılmıştır. Diğer taraftan şirket hedeflerini izlemede farklı boyutların dikkate alınması ve dengelenmesi gerekliliği vurgulanarak, dengelenmiş hedefler karnesi (Balanced Scorecard: BSC) ve bu kapsamda süreçlerin öneminden bahsedilmiştir. Bu bölümde ele alınan diğer bir önemli konu ise zaman zaman gerek takip açısından gerekse sayı bakımından sıkıntı yaratan göstergelerin etkin yönetimini sağlayacak yaklaşımlardır.

Dördüncü bölümde, doküman ve dokümantasyon hakkında kısa bir bilgi verildikten sonra süreçlerin dokümantasyonunda kuııanılan akış şemaları ve akış şemalarının çeşitleri örneklerle aktanlmıştır. Diğer taraftan, dokümantasyonun süreçlerin tanımlanması için olmazsa olmaz bir gereklilik değil, süreçlerin analizi ve iyileştirilmesinde kullanılabilecek önemli bir alt yapı olduğu vurgulanmaya çalışılmıştır.

Beşinci bölümde, öncelikle süreçlerin iyileştirilmesinde iki önemli yaklaşım olan kademeli ve sıçramalı süreç iyileştirmeleri arasındaki farka değinilmiştir. Daha sonra süreç iyileştirme yöntemleri, süreçlerin iyileştirilmesinde kullanılabilecek metodoloji ve öncelikli olarak iyileştirilmesi gereken süreçlerin seçimi ile ilgili yöntemler ele alınmıştır. Bu bölümde ayrıca süreç iyileştirmelerinde önemli bir öğrenme kaynağı olan kıyaslama yönteminden de bahsedilmiştir.

Altıncı bölümde, süreçlerin yönetiminde teknolojiden yararlanılmasını sağlayan otomasyonun önemi vurgulanmaya çalışılmıştır. Bu amaçla öncelikle yönetimsel yaklaşımlarla bilgi teknolojileri arasındaki sinerji aktarılmış daha sonra süreçlerin yönetiminde kullanılan yazılım örnekleri, iş akış sistemleri (Workflow Management Systems: WfMS) ve kurumsal uygulama entegrasyonu (Enterprise Application Integration: EAI) hakkında genel bilgi sunulmuştur.

Kitabın ekler kısmında ise, süreç yönetimi alanında yürütülen/yürütülecek çalışmalarda kullanılabilecek bir rehber hazırlanması amaçlanrmştır, Ek 1 EFQM Mükemmellik Modeli’ni, Ek 2 ve Ek 4, APQC (American Producttvity and Quality Center) bünyesinde oluşturulmuş bir proje ekibinin pek çok şirket ve sektörü dikkate ele alarak oluşturduğu şirket süreçlerini ve bu süreçlere ilişkin performans göstergelerini içermektedir. Ek 3 süreçlerin olgunluk seviyesinin belirlenmesinde kullanılan yeni yöntemlerden Süreç Olgunluk Seviyesi’ni (SOS) genel hatlanyla tanıtmaktadır. Ek 5’te ise süreçlerin dokümantasyonunda kullanılmak üzere ANSı (American National Standards Institute) tarafından oluşturulmuş semboller ile TSE ISO 5807 nolu standart kapsamında hazırlanan sembollere ve açıklamalara yer verilmiştir.

Kitap bütün olarak değerlendirildiğinde süreç yönetimi konusunda geçmişten bugüne kadar kullanılan yaklaşımlar ve yöntemler hakkında bilgi paylaşımını amaçlamaktadır. Bu nedenle s~ifik alanlarda nasıllara detaylı bir şekilde cevap vermekten çok, nelerin hangi yöntemlerle yapıldığına ya da yapılabileceğine işaret etmektedir. Kitabın siz sayın okuyuculara kazandıracağı en önemli mesajın, süreçlerin sürekliliğini ve güncelliğini sağlamanın gerekliliği olacağını ümit ediyor, iyi okumalar diliyorum.

“Süreç yönetiminin kendisinin de yönetilmesi gerekmektedir. Bu yönde süreçler konusunda yürüttüğümüz süreçlerin tanımlanması, izlenmesi, iyileştirilmesi gibi çalışmalann proje şeklinde değil, süreç şeklinde ele alınarak sürekliliği ve değişimlere paralelolarak güncelliği garanti altına alınmalıdır. ”

KAYNAK. kalder.org

Misyon

Vizyon

İletişim

Akdeniz Üniversitesi Enstitüler Binası A Blok Kat:4 KAMPÜS/ANTALYA
Dumlupınar Bulvarı Kampüs – ANTALYA
Tel: +90.242. 310 66 44
Tel: +90.242. 310 66 78